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Actualités

Quels documents sont indispensables pour démarrer une démarche Qualiopi ?

Quels sont les documents incontournables pour démarrer une démarche Qualiopi ? Comment être sûr que votre dossier répond aux exigences du référentiel national qualité ?

APPUIS 2, organisme de formation expert en accompagnement Qualiopi à Mulhouse et Colmar dans le Haut-Rhin, vous explique quelles pièces préparer pour aborder sereinement l’audit.

Qualiopi : préparer un socle documentaire solide

La certification Qualiopi repose sur la démonstration de preuves concrètes et vérifiables. Ces documents doivent attester de la légitimité de l’organisme, de la qualité des formations proposées et de la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. Une bonne préparation en amont est donc la clé du succès.

Les documents administratifs incontournables

Un organisme de formation doit avant tout prouver son existence légale et sa capacité à exercer. Parmi les pièces attendues, on retrouve :

  • Extrait Kbis ou les statuts pour une association ;
  • Numéro de déclaration d’activité,
  • Assurance responsabilité civile professionnelle,
  • Organigramme accompagné de fiches de fonction si nécessaire.

Ces éléments garantissent à l’auditeur que la structure est en conformité avec les obligations de base.

Les preuves liées à l’offre de formation

Le cœur de Qualiopi réside dans la transparence et la précision de l’offre. Chaque organisme doit disposer :

  • Catalogue ou programme détaillé présentant objectifs, publics visés, prérequis, durée et modalités ;
  • Conventions de formation ou contrats adaptés ;
  • Règlement intérieur applicable aux stagiaires.

Ces documents démontrent que l’offre est claire, compréhensible et accessible à tous.

Les outils pédagogiques et de suivi

Pour attester de la qualité du parcours proposé, l’organisme de formation doit pouvoir présenter :

  • Procédures de recueil des besoins en amont ;
  • Supports pédagogiques et déroulés de formation ;
  • Outils d’évaluation des acquis (tests, mises en situation, grilles) ;
  • Attestations de réalisation ou certificats remis aux stagiaires.

Ces preuves montrent que chaque apprenant bénéficie d’un suivi individualisé et structuré.

Les éléments de qualité et d’amélioration continue

Enfin, l’auditeur s’assure que la structure adopte une logique de progression constante. Pour cela, il faut préparer :

  • Questionnaires de satisfaction à chaud et à froid ;
  • Tableau de suivi des réclamations et des actions correctives ;
  • Preuves de veille réglementaire et pédagogique ;
  • Suivi des compétences des formateurs (CV, diplômes, plan de formation).

Ces outils confirment l’engagement de l’organisme dans une démarche qualité durable.

Appuis 2 : votre organisme de formation à Mulhouse !

Réussir la certification Qualiopi repose avant tout sur la capacité à fournir des preuves documentées et organisées. En préparant vos documents administratifs, pédagogiques et qualité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un audit concluant.

N’hésitez pas à faire appel à APPUIS 2, organisme de formation à Mulhouse, Colmar et dans le Haut-Rhin, pour être accompagné efficacement dans vos démarches Qualiopi.

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