Doit-on réécrire tout son livret d’accueil pour être certifié Qualiopi ?
L’obtention de la certification Qualiopi exige-t-elle de réécrire intégralement votre livret d’accueil ? Et comment savoir si votre document actuel couvre bien les exigences du RNQ sans alourdir vos process ?
APPUIS 2, organisme de formation à Mulhouse et Colmar dans le Haut-Rhin, vous en apprend davantage sur le sujet.
Doit-on réécrire tout son livret d’accueil pour être certifié Qualiopi ?
Pour Qualiopi, l’essentiel est la conformité et la cohérence avec vos pratiques. Autrement dit, votre livret d’accueil a juste besoin d’une mise à jour ciblée qui prouve la transparence de l’information, l’accessibilité, l’accompagnement et la démarche d’amélioration continue.
APPUIS 2, organisme de formation près de Mulhouse et Colmar (Haut-Rhin), vous en apprend davantage sur ce document utile aux stagiaires, aligné sur vos procédures internes et facilement traçable le jour de l’audit.
Comprendre le rôle du livret d’accueil dans Qualiopi
Le livret d’accueil est d’abord un support d’information : il explique le cadre de la formation, les modalités pratiques et la façon dont vous accompagnez chaque public.
Il contribue à démontrer plusieurs points du Référentiel National Qualité (information claire, accessibilité, modalités d’évaluation et de recueil de la satisfaction, gestion des réclamations). S’il reflète fidèlement vos pratiques, il devient une preuve solide lors de l’audit.
Faut-il repartir de zéro ?
Avant de tout réécrire, évaluez votre document actuel :
- Est-il à jour (contacts, horaires, règlement intérieur, consignes sécurité, RGPD) ?
- Présente-t-il clairement l’offre, les publics visés, les prérequis, les modalités et, si besoin, la tarification ?
- Explique-t-il l’accueil, l’accompagnement, l’évaluation et la valorisation des acquis ?
- Indique-t-il votre politique handicap et l’accès aux aménagements ?
- Décrit-il la procédure de réclamation et l’amélioration continue (traitement, délais, suivi) ?
Les incontournables à vérifier
Pour répondre aux attentes Qualiopi, votre livret devrait inclure, de façon lisible :
- Présentation de l’organisme et sa démarche qualité ;
- Objectifs des prestations, publics et prérequis, les modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, GAPP, supervision, thématiques), l’évaluation et la validation ;
- Informations pratiques : accès, horaires, matériels, règlement intérieur, consignes de sécurité ;
- Politique d’accessibilité (référent handicap, adaptations possibles) ;
- Processus de réclamation et le recueil de la satisfaction (questionnaires, analyse, plan d’actions) ;
- Engagements RGPD (données collectées, base légale, droits des personnes) ;
- Contacts utiles pour l’accompagnement avant/pendant/après la formation.
Adapter sans alourdir
Un livret d’accueil conforme reste opérationnel. Évitez la surcharge documentaire et reliez le livret à vos procédures et outils existants : formulaires d’accueil, fiches d’adaptation pédagogique, trame d’évaluation à chaud/à froid, registre des réclamations, politique handicap.
Le livret renvoie vers ces éléments (liens, QR codes, annexes), ce qui allège le texte tout en sécurisant la traçabilité.
Personnaliser selon vos publics
Dans les secteurs social, sanitaire et médico-social, les besoins d’accompagnement varient : équipes en établissements, services à domicile, structures associatives… Personnalisez les exemples et contacts clés (référents pédagogiques, contacts logistiques, interlocuteur qualité). Un livret proche du terrain renforce la compréhension des stagiaires et montre à l’auditeur que vos informations ne sont pas génériques.
Révisez votre livret d’accueil avec APPUIS 2 !
Réécrire tout votre livret d’accueil n’est pas une obligation : une mise à jour ciblée, reliée à vos preuves qualité, suffit généralement pour répondre aux attentes Qualiopi et améliorer l’expérience des apprenants.
Pour un diagnostic rapide et une trame prête à l’audit, n’hésitez pas à faire appel à APPUIS 2,à Mulhouse, Colmar et dans tout le Haut-Rhin.
