Comment structurer une procédure Qualiopi simple mais conforme ?
Rédiger une procédure Qualiopi peut sembler complexe pour un organisme de formation. Comment rester conforme sans tomber dans la lourdeur administrative ? Quelles étapes suivre pour que vos procédures soient claires, efficaces et faciles à appliquer au quotidien ?
APPUIS 2, organisme de formation à Mulhouse et Colmar dans le Haut-Rhin, vous apporte des pistes concrètes pour simplifier la démarche.
Comprendre l’objectif d’une procédure Qualiopi
Une procédure Qualiopi n’est pas un simple document formel : elle doit décrire une pratique réelle, mise en œuvre dans votre structure, et démontrer que vous respectez un indicateur du Référentiel National Qualité (RNQ).
L’objectif est double :
- Garantir la qualité de vos prestations ;
- Fournir aux auditeurs une preuve tangible et traçable de vos actions.
La règle d’or est donc la suivante : une procédure doit refléter la réalité du terrain. Inutile de rédiger dix pages si, dans les faits, vos équipes suivent un processus simple et court.
Définir l’objet de la procédure
Chaque procédure doit commencer par un objet clair. Cette phrase indique en une ligne la finalité recherchée.
Exemple : « Cette procédure décrit les modalités de recueil et d’analyse de la satisfaction des stagiaires. »
Cette introduction évite les confusions et cadre directement l’utilisation du document.
Déterminer le champ d’application
La deuxième étape est de préciser à quelles actions ou à quels publics la procédure s’applique. Cela permet d’éviter les malentendus lors de l’audit.
Exemple : « Cette procédure s’applique à toutes les formations en présentiel et à distance organisées par l’organisme. »
Le champ d’application doit être simple et global, sauf si vous avez des modalités très différentes selon vos formations.
Identifier les responsabilités
Une bonne procédure Qualiopi précise toujours qui fait quoi. L’auditeur doit comprendre en quelques secondes quelles sont les responsabilités de chacun. On retrouve souvent deux ou trois rôles principaux :
- Formateur ou intervenant ;
- Responsable pédagogique ou qualité ;
- Eventuellement le service administratif.
Cette partie évite les doublons et montre que l’organisation est claire et maîtrisée.
Détailler le déroulement pas à pas
Le cœur de la procédure est la description du processus. Inutile de surcharger : quatre ou cinq étapes suffisent. Il est recommandé d’utiliser une liste numérotée pour plus de lisibilité.
Exemple pour l’indicateur 4 (recueil des besoins) :
- Analyse de la demande (mail, appel ou entretien) ;
- Formalisation des besoins dans une fiche dédiée ;
- Validation de la faisabilité par le responsable pédagogique ;
- Transmission de la proposition au client.
Cette structure permet de montrer que votre méthode est répétable et vérifiable.
Associer les documents et preuves
Enfin, une procédure doit indiquer les documents associés : modèles, grilles, tableaux, questionnaires… Ce sont eux qui servent de preuves lors de l’audit.
Exemple : « Questionnaires de satisfaction, synthèse trimestrielle des résultats, plan d’action qualité. »
Sans ces supports, la procédure reste théorique. Avec eux, elle devient concrète et conforme.
APPUIS 2 : votre organisme de formation dans le Haut-Rhin !
Rédiger une procédure Qualiopi ne doit pas être perçu comme un exercice administratif contraignant. En suivant une trame simple : objet, champ d’application, responsabilités, déroulement, documents associés, vous assurez à la fois la conformité et la clarté pour vos équipes.
Si vous souhaitez être accompagné dans la mise en place de procédures efficaces et conformes, n’hésitez pas à faire appel à APPUIS 2, organisme de formation à Mulhouse et Colmar dans le Haut-Rhin.
