Comment impliquer les agents administratifs dans un projet d’établissement ?
Dans l’élaboration du projet d’établissement, les agents administratifs sont souvent les grands oubliés. Pourtant, ils jouent un rôle essentiel dans la vie quotidienne de la structure : accueil des familles, gestion des dossiers, coordination logistique, interface avec les partenaires. Ne pas les impliquer, c’est passer à côté d’une perspective précieuse et d’une opportunité d’adhésion collective. Comment les associer de façon pertinente ?
APPUIS 2, organisme de formation certifié Qualiopi à Mulhouse dans le Haut-Rhin, accompagne les structures dans la construction de projets institutionnels vraiment inclusifs.
Les agents administratifs et le projet d’établissement : une participation trop souvent négligée
Les agents administratifs — secrétaires, comptables, assistants de direction, agents d’accueil — sont en contact direct avec les usagers, les familles et les partenaires. Ils ont une connaissance précieuse du fonctionnement réel de la structure et des points de friction quotidiens. Ne pas les impliquer dans l’élaboration du projet d’établissement, c’est ignorer une source d’information irremplaçable et envoyer le signal que leur contribution institutionnelle n’est pas valorisée.
Ce que les agents administratifs peuvent apporter à l’élaboration du projet
Les agents administratifs peuvent apporter au projet d’établissement :
- Une vision de l’accueil des familles et des usagers depuis le premier contact ;
- Une connaissance des difficultés administratives rencontrées par les usagers dans leurs démarches ;
- Une perspective sur les dysfonctionnements organisationnels qui ne remontent pas toujours jusqu’à la direction ;
- Des suggestions d’amélioration issues de leur position d’interface entre la structure et ses interlocuteurs ;
- Un regard sur les partenariats dans leur dimension opérationnelle et administrative.
Les modalités de participation adaptées aux agents administratifs
Les modalités de participation des agents administratifs doivent tenir compte de leurs réalités :
- Des ateliers thématiques courts centrés sur les aspects du projet qui les concernent directement ;
- Des questionnaires ciblés sur leur vécu de l’accueil et des relations avec les familles ;
- La participation à des groupes de travail mixtes sur des sujets transversaux ;
- Des entretiens individuels pour recueillir leurs observations de façon confidentielle.
Intégrer les contributions des agents administratifs dans le projet
Pour que la participation des agents administratifs soit authentique, leurs contributions doivent être réellement intégrées dans le projet. Des orientations sur la qualité de l’accueil téléphonique, sur la simplification des démarches administratives pour les familles ou sur l’amélioration de la coordination avec les partenaires peuvent trouver leur place dans le projet, au même titre que les orientations pédagogiques ou éducatives.
Valoriser la contribution des agents administratifs dans la communication sur le projet
Lors de la présentation du projet finalisé, valoriser explicitement la contribution des agents administratifs à son élaboration envoie un signal fort d’inclusion et de reconnaissance. Cette valorisation renforce leur sentiment d’appartenance à la communauté institutionnelle et leur adhésion aux orientations du projet.
Construisez un projet d’établissement inclusif avec APPUIS 2
Impliquer les agents administratifs dans le projet d’établissement, c’est construire un projet réellement collectif qui reflète toutes les réalités de la structure. N’hésitez pas à faire appel à APPUIS 2 pour vous accompagner dans cette démarche, à Mulhouse, Colmar et dans tout le Haut-Rhin.
