Qui doit porter la démarche Qualiopi dans une petite structure ?
Qui est responsable de la qualité dans une petite structure ? Faut-il désigner un référent ou partager les tâches ? Dans les petites structures de formation, la démarche Qualiopi peut sembler lourde à porter. Pourtant, bien définie, elle devient un levier stratégique.
APPUIS 2, organisme de formation proposant un accompagnement Qualiopi près de Mulhouse et Colmar (Haut-Rhin) vous explique qui doit incarner cette responsabilité dans un organisme où les rôles sont souvent multiples et les moyens limités.
Petite structure et Qualiopi : une démarche collective
Dans les petites structures, la certification Qualiopi repose rarement sur un service qualité dédié. C’est souvent un dirigeant, un coordinateur pédagogique ou un formateur référent qui endosse cette mission. Mais il est essentiel que cette personne ne soit pas seule : l’implication de toute l’équipe, même réduite, garantit la cohérence et la pérennité de la démarche.
1. Clarifier les rôles pour éviter les flous
Désigner un pilote ne suffit pas. Il faut aussi :
- Délimiter clairement ses responsabilités : gestion documentaire, préparation de l’audit, suivi des indicateurs, etc. ;
- Prévoir des relais en cas d’absence ou de surcharge : c’est particulièrement crucial dans les petites équipes.
L’objectif est que la qualité ne repose pas uniquement sur une seule personne, au risque de la fragiliser.
2. Le rôle stratégique du dirigeant
Dans les TPE, c’est souvent le responsable de l’organisme qui porte la vision qualité. Son rôle est alors multiple :
- Fixer les priorités stratégiques en lien avec les exigences du référentiel national qualité ;
- Mobiliser l’équipe autour de la démarche, même si celle-ci est réduite à deux ou trois personnes.
Ce portage par la direction est un signal fort, souvent souligné positivement en audit.
Former un référent qualité, même en interne
Même sans recruter, il est possible de former un salarié ou un formateur aux bases de la démarche Qualiopi (gestion des preuves, veille, indicateurs) et de lui confier un rôle transversal : il devient le point de contact lors de l’audit, mais aussi le garant du suivi qualité au quotidien.
Cette montée en compétences en interne est à la fois économique et structurante pour la structure.
Impliquer tous les acteurs, même ponctuellement
Dans un petit organisme, chaque membre a un impact direct sur la qualité. Il est donc important de sensibiliser chacun aux exigences Qualiopi, notamment en lien avec l’accueil, la pédagogie ou l’évaluation et créer une culture qualité partagée, même sans formaliser chaque processus.
Cela passe par des échanges réguliers, des outils simples (tableaux partagés, rappels de procédure) et une volonté de faire ensemble.
Besoin d’informations sur la démarche Qualiopi ? Contactez APPUIS 2 !
Dans une petite structure, la démarche Qualiopi ne peut reposer sur une seule personne, même si un référent est désigné. C’est un équilibre à trouver entre portage stratégique, implication collective et organisation adaptée aux réalités du terrain.
N’hésitez pas à faire appel à APPUIS 2, organisme implanté à Mulhouse, Colmar et dans tout le Haut-Rhin, pour vous accompagner dans cette transition vers une qualité pérenne et reconnue.
